Erfahrungsbericht - "Live aus dem Trainee-Programm - Mannheimer Wissensmanagement"

Heute steht ein Besuch im Mannheimer Roche-Werk an. Dort begleite ich Wiebke Tabellion durch den Tag. Sie ist Trainee im Management Start-Up-Programm Marketing & Sales und absolviert gerade ihre zweite Station. Ihr Projekt: Der Aufbau einer zentralen Wissens-Datenbank für die Außendienst-Support-Abteilung von Diabetes Care. Wir gehen zusammen zu einem Interview, ich treffe beim Mittagessen Bekannte und bekomme im Seminar eine Take-Home-Message mit auf den Weg.

Die Personalverantwortliche schlug mir am Telefon das Trainee-Programm vor. Ich war ja eigentlich eher naturwissenschaftlich ausgerichtet, habe dann aber doch Blut geleckt. Anschauen kann ich es ja mal, dachte ich mir. Allerdings war der Bewerbungsschluss schon zwei Tage später, und so musste ich mich ranhalten. Zwischen Bewerbung und Assessment-Center habe ich dann auch noch geheiratet. Eine aufregende Zeit!

Ich merke allerdings mittlerweile, dass diese Schnittstellen-Arbeit genau zu mir passt. Die Kombination aus Naturwissenschaft und BWL ist vielseitig und hat viele Vorteile. Naturwissenschaftliche Lehrstühle an Unis haben das oft noch nicht erkannt, doch in der Industrie sieht das schon ganz anders aus.

Ich bin nicht zum ersten Mal unterwegs zum Mannheimer Roche-Werk und heute ruft der Fahrer sogar die Haltestelle Roche aus. Ich verlasse rechtzeitig die Tram und mache mich auf den Weg zum Besuchereingang. Dort treffe ich mich mit Wiebke Tabellion. Wir besorgen noch schnell eine Fotogenehmigung und machen uns auf den Weg in ihr Büro. Das liegt im vierten Stock - und noch bevor ich den tollen Blick über das Werksgelände und den Altrhein genießen kann, habe ich schon einen Kaffee in der Hand. Bevor wir zu unserem ersten Termin gehen, erzählt Wiebke von ihrer ersten Station.

Zellanalysen in Echtzeit
Wie alle Marketing-und-Sales-Trainees verbrachte Wiebke ihre erste Station im Außendienst. Allerdings ging es bei ihr weniger um den Verkauf von Produkten, sondern um Produktdemonstrationen. Sie war in der Geschäftseinheit Applied Sciences für ein Analysegerät namens xCELLigence zuständig. Das führt Zellanalysen in Echtzeit durch, so dass die Forscher schon während des Experiments jederzeit den aktuellen Status anschauen können. Viele Kunden wie Max-Planck-Institute, Pharma- und Toxikologen waren daran interessiert und brauchten eine Einführung. Praktisch war, dass Wiebke für die erste Station auch nicht umziehen musste.

Ihre Wohnung diente als Home Base - schließlich war sie viel in der Republik unterwegs.

Wissensmanagement in Mannheim
Vor ein paar Wochen ging es dann mit der zweiten Station los. Aufgabe: Etablieren Sie ein Wissensmanagement-System für den Außendienst-Support bei Diabetes Care. Ich gebe zu, ich hatte vorher auch noch nichts davon gehört, erzählt mir Wiebke auf dem Weg zu unserem ersten Termin. Aber es ist nicht so, dass ich einfach ins kalte Wasser geworfen wurde. Mein neuer Projektleiter hat sich am Ende des ersten Projekts mit mir zusammengesetzt und ist mit mir meine neuen Aufgaben durchgegangen. In einer Präsentation erklärte er die Lücke, die sie identifiziert hatten. Durch dieses Vorgespräch hatte Wiebke natürlich schon ein paar Start-Infos - und vor allem auch Kontakte, an die sie sich mit Fragen wenden konnte.

Eine Datenbank für den Außendienst-Support von Diabetes Care
Diabetes Care ist eine Geschäftseinheit von Roche, die Blutzuckermessgeräte produziert. Wie die Kunden haben auch die Außendienstmitarbeiter eine eigene Service-Abteilung für Fragen aller Art. Diese Aufgabe zu bewältigen, ist gar nicht so einfach. Daher wurde Wiebke beauftragt, für die Angestellten ein Wissensmanagement-System zu etablieren. Viele Anfragen sind schwer zu kategorisieren und das Wissen muss regelmäßig aktualisiert werden. Wenn beispielsweise ein Außendienstmitarbeiter fragt, ob die Kunden ihre Blutzuckerstreifen auch im Ausland kaufen können, ruft er an. Die Antwort darauf und die Infos zu seiner Anfrage sollen bald in der Datenbank gespeichert werden - und auch wieder abrufbar sein.

Erst mal in die Bibliothek
Trotz Vorab-Infos war zuerst einmal gute alte Recherche-Arbeit angesagt: Ich habe mir einen Stapel Bücher aus der Bibliothek geholt und geschaut, was beim Wissensmanagement wichtig ist. Um sich anschließend einen Überblick über die derzeitige Situation im Unternehmen zu verschaffen, führte Wiebke Interviews mit Mitarbeitern aus der Abteilung. Denen soll die neue Datenbank ja schließlich helfen. Wichtig sind auch Erfahrungen derer, die schon mit einer Datenbank arbeiten. Daher sind wir jetzt auf dem Weg zu einer Application Spezialistin im EMEA Applied Science Customer Support Center bei Roche. Das ist der Kundenservice für die Forschungsprodukte von Roche. Dort laufen Kundenanfragen aus Europa, dem Mittleren Osten und Afrika zusammen.

Nur lesen oder auch schreiben?
Der Kundenservice nutzt schon seit einer Weile eine Datenbank, um Kundenanfragen zu beantworten. Diese lässt sich Wiebke vorführen. Und schnell entsteht ein lebhaftes Gespräch: Wie funktioniert die Suche in der Datenbank? Kann man auch selber Einträge machen? Gibt es ein Beschwerdemanagement und vielleicht sogar ein Verfallsmanagement - also verschwinden bestimmte Hinweise, wenn sie ihr Verfallsdatum erreicht haben?

Trainee-Seminare und Exchange Meetings
Die Trainees von Roche arbeiten nicht nur, sondern bilden sich auch in verschiedenen Seminaren weiter. Außerdem organisieren sie regelmäßig die sogenannten Friday Seminars, bei denen sie einen Fachreferenten zu einem Vortrag einladen.
Einmal im Halbjahr gibt es außerdem ein MSU-Exchange-Meeting, bei dem sich alle Trainees des Management Start Up Programmes (MSU) an einem der Standorte treffen. Auch dort bereiten sie ein Programm mit Seminaren und Ausflügen vor.

Die Zukunft des Gesundheitsmarkts
Nach einem kurzen Zwischenstopp am Schreibtisch machen wir uns auf den Weg zum Seminarraum. Stühle rücken, Snacks und Getränke vorbereiten und den Beamer anschmeißen. Schon treffen die ersten Gäste und der Referent ein. Er ist Leiter Gesundheitsmarkt im Marketing für Labordiagnostik. Um Punkt 14 Uhr geht es los. Wiebke begrüßt den Referenten, der in seinem Vortrag auf die Auswirkungen der Gesundheitsreformen für Roche eingeht. Sogar für mich als Laien ist alles verständlich.

Meine Take-Home-Message
Aus dem Friday Seminar werden die Zuhörer üblicherweise mit einer Take-Home-Message entlassen. Ein Teilnehmer fasst den Vortrag daher am Ende zusammen: Der Gesundheitsmarkt ist einer der größten Märkte in Deutschland, und die Marktmacht der Krankenversicherungen durch Konzentration und Zusammenschließungen wird steigen. Auch ich nehme heute eine Message mit nach Hause: Es macht Spaß, als Trainee bei Roche zu arbeiten. Man bekommt spannende Aufgaben, lernt viel in Weiterbildungen und die Kollegen helfen gerne und wo sie können. Damit verabschiede ich mich von Wiebke und ihren Kollegen und mache mich auf zum Mannheimer Hauptbahnhof. Dort wartet schon der ICE nach München auf mich.

Was macht Wiebke heute, nach dem Management-Start-Up-Programm?
Ich arbeite jetzt seit anderthalb Jahren im deutschen Vertrieb - der Roche Deutschland - im Bereich Marketing und Sales. Ich bin dort Produktmanagerin für automatisierte Blutanalyse-Systeme, die von Krankenhauslaboren oder Laborgemeinschaften vewendet werden. Mit diesen Systemen werden verschiedene Parameter im Blutplasma oder im Serum analysiert, zum Beispiel Leberwerte oder Tumormarker. Ich betreue die Geräte, die man für die Analyse-Systeme benötigt, über den ganzen Zyklus: Von der Idee bis zur Umsetzung. Dabei bin ich die Schnittstelle zu sehr vielen Bereichen: Ich habe zum Beispiel Kontakt zu Außendienst und Verkauf, weil diese Abteilungen Informationen brauchen über das Produkt. Und ich bin Schnittstelle zu den Kunden und kläre mit ihnen, wie sie unsere Produkte nutzen. Ich bin auch zuständig für die Marktanalyse und plane, wie viele neue Geräte wir pro Jahr benötigen.

Inwiefern hat das MSU-Programm Sie an die Position gebracht, in der Sie heute arbeiten?
Ich hatte mit den Kollegen aus meiner jetzigen Abteilung schon in Projekten während des Management-Start-Up-Programms zu tun. Da wurde mir klar, dass mich die Arbeit dort interessiert, weil sie medizinisch-biologisch ist und man mit einer großen Produktpalette zu tun hat. Auch mein Mentor kommt aus dieser Abteilung und informierte mich vorab, was mich dort erwartet. Das Management-Start-Up-Programm hat mir außerdem geholfen, weil ich in diesen zwei Jahren gelernt habe, mich schnell in neue Themen einzuarbeiten. Zudem kann man im Management-Start-Up-Programm gut Kontakte knüpfen und sich ein Netzwerk aufbauen. Das ist sehr hilfreich, denn vieles kann man nicht alleine lösen, weil es mehrere Abteilungen betrifft.

Was fanden Sie rückblickend am besten am Management-Start-Up-Programm?
Ich fand toll, dass ich in Projekten in mehreren Abteilungen gearbeitet habe, denn ich bin neugierig und lerne gerne dazu. Auch das Mentoring im Management-Start-Up-Programm finde ich ein gutes Konzept - so kann man sich mit einem erfahrenen Kollegen austauschen. Und mir hat es Spaß gemacht, dass wir Trainees so viel zusammen unternommen haben: Wir haben Standorte besucht, aber auch Konzerte und Theaterstücke.

Was sind Ihre nächsten Ziele?
Ich möchte noch eine gewisse Zeit in meiner jetzigen Position bleiben, denn dort kann ich einen guten Beitrag leisten. Ich leite verschiedene Projektteams und möchte dabei gerne noch weitere Erfahrungen sammeln. Das Gelernte möchte ich dann in meiner neuen Position anwenden - ich weiß aber noch nicht, wo die sein wird. Roche ist so groß, da gibt es viele spannende Möglichkeiten.